De très nombreuses associations font appel à des stagiaires en formation tout au long de l’année. Pour éviter les nombreux abus, les employeurs sont soumis à diverses obligations concernant l’accueil de ces stagiaires. Trop souvent, les associations ignorent les ces réglementations…
Découvrez les conditions de rémunération, de signature de la convention, du délai de carence entre l’accueil de deux stagiaires, de l’embauche hypothétique à la fin du stage, etc.
Les conditions de recours à un stagiaire
- La durée d’un stage ne peut pas dépasser six mois par année d’enseignement.
- Un stage ne doit pas être proposé dans le but de remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de contrat ou de licenciement.
- Votre stagiaire ne doit en aucun cas exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent car il n’a pas d’obligation de production comme un salarié.
- Votre stagiaire ne peut pas être utilisé pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ou pour occuper un emploi saisonnier.
Le délai de carence
Pour éviter le recours systématique aux stagiaires, la loi prévoit un délai de carence entre deux stages. Ce délai correspond à 1/3 de la durée du stage précédent. Cette obligation ne s’applique pas si le stage a été interrompu avant son terme et à l’initiative du stagiaire.
Exemple : après un stage de 6 mois, il faut attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.
La convention de stage
Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention signée entre vous, votre stagiaire et son établissement d’enseignement ou de formation afin d’éviter tout abus. Les stages hors cursus pédagogique sont donc totalement interdits.
La convention de stage doit obligatoirement :
- Définir les missions confiées à votre stagiaire.
- Mentionner la date du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence de votre stagiaire dans votre association.
- Préciser le montant de la gratification et ses modalités de versement.
- Détailler les avantages éventuels du stagiaire (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.)
Si vous embauchez votre stagiaire dans les 3 mois après la fin de son stage, la durée de stage est déduite de sa période d’essai.
La gratification
Un stage de plus de 2 mois (plus de 308 heures), consécutifs ou non consécutifs, au cours d’une même année scolaire et dans une même entreprise, doit obligatoirement être rémunéré dès le premier jour de stage. Cependant, le stage ne donne droit ni aux congés payés, ni à d’autres indemnités.
La gratification obligatoire versée à votre stagiaire ne peut pas être inférieure à 15 % du plafond de la Sécurité sociale. Au 1er janvier 2016, la gratification minimale est fixée à 3,60 € par heure de stage, soit 546,01 € pour un temps complet de 151,67 heures par mois, correspondant à 35 heures hebdomadaires.
La gratification mensuelle ne comprend pas le remboursement des frais engagés pour effectuer le stage ou les avantages offerts (tickets restaurant, hébergement, transport…). Ceux-ci doivent être payés en supplément.
Retrouvez ici toutes les obligations liées à la gratification.
Calculez facilement le montant de la gratification due à votre stagiaire.
Les cotisations sociales
Si la gratification versée à votre stagiaire ne dépasse pas le montant de la gratification minimale, elle est exonérée de charges sociales.
Dans le cas contraire, elle est soumise à cotisations et contributions sociales calculées sur la fraction excédentaire. Par exemple, si vous rémunérez votre stagiaire à hauteur de 600 € pour un temps complet, vous devez cotiser sur 53,99 € (= 600 – 546,01) selon les taux de droit commun.