Dans le cadre d’une activité associative, les bénévoles engagent souvent des frais (matériel, déplacement…). Savez-vous que ceux-ci peuvent être rétribués ?
Deux options sont possibles :
- le remboursement (non imposable).
- l’abandon des frais : non remboursés mais considérés comme un don, qui peut ouvrir droit à une réduction d’impôt sur le revenu.
Pour cela, des justificatifs sont nécessaires :
- Les frais doivent être réels et proportionnels à l’activité. Ils sont justifiés par des factures, des reçus ou le détail du nombre de kilomètres parcourus, conservés dans la comptabilité de l’association pendant 4 ans.
- Les frais doivent avoir été engagés strictement pour les besoins de la réalisation des activités de l’association.
- Dans le cas d’un abandon de remboursement des frais, une déclaration doit être rédigée sur la note de frais et signée par le bénévole : « Je soussigné …., certifie renoncer au remboursement des frais mentionnés ci-dessus et les abandonner à l’association en tant que don ». L’association remet alors un reçu fiscal au bénévole, lui permettant de bénéficier d ‘une réduction d’impôt.
Je suis bénévole :
Comment dois-je remplir ma note de frais ?
Une note de frais rigoureuse doit contenir :
- le date de mes dépenses
- l’objet de mes dépenses
- pour les frais de transport : les lieux de départ et d’arrivée + le nombre de kilomètres effectués
- les justificatifs originaux (factures et reçus)
Quelles sont les conditions pour déduire des frais bénévoles de mes impôts ?
- Votre association doit être reconnue d’intérêt général, sauf exceptions.
- Vous participez au fonctionnement ou à l’animation de l’association bénévolement, sans contrepartie ou rémunération.
Attention, n’oubliez pas de joindre votre reçu fiscal à votre déclaration de revenus (ou, en cas de déclaration sur internet, conservez le pour une période de 3 ans).
La déduction d’impôt est équivalente à 66 % du montant indiqué (dans la limite de 20 % du revenu imposable) ou, pour les bénévoles d’associations d’aide aux personnes en difficulté, 75 % du montant du don (dans la limite d’un seuil définit chaque année).
Je suis une association :
Comment puis-je faire un reçu fiscal ?
Avant tout, vous devez vous assurer que votre association est reconnue d’intérêt général. C’est le cas si elle correspond aux critères suivants :
- Votre association est à but non lucratif
- Votre gestion est désintéressées (> Voir la définition sur le site officiel de l’administration française)
- Votre association est ouverte et non limitée à un cercle restreint de personnes.
- vos actions concernent les sciences, l’éducation, le social, l’humanitaire, le sport, la famille, la culture, le patrimoine ou l’environnement.
Le reçu fiscal pour un remboursement de frais est similaire à celui d’un don classique.
Vous devez éditer les reçus fiscaux en double exemplaire et les numéroter chronologiquement. Donnez ensuite un exemplaire au bénévole concerné et conservez le votre pour une durée de 6 ans.
> Téléchargez le modèle officiel du reçu fiscal au titre des dons (à imprimer en format A4 de préférence)
A noter : dans la rubrique « Nature du don », cochez « Autres ».
Que faire en cas de doute quant au caractère d’intérêt général de mon association ?
Il est vivement conseillé de demander un rescrit fiscal : une réponse positive assure officiellement votre capacité à délivrer des reçus fiscaux.
Cette démarche n’est pas obligatoire mais elle vous couvre en cas de problème lors d’un contrôle fiscal.
Pour cela, vous devez envoyer un dossier à la Direction Départementale des Services Fiscaux du siège de votre association, conformément au modèle de l’annexe 2 de l’instruction N° 164 du 19 octobre 2004.
Dans votre demande, n’oubliez pas :
- d’identifier l’auteur de la demande, personne habilité par l »association (le Président de préférence)
- d’intégrer des descriptions précises et détaillées des activités de votre association
- de mettre en avant les critères prouvant que votre association est bien d’intérêt général
Attention, la procédure peut prendre jusqu’à 6 mois.
Comment calculer des indemnités kilométriques ?
Dans le cadre d’un abandon des frais, le montant des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel ne peut pas être justifié ; il fait donc l’objet d’un barèmes forfaitaire spécifique :
- Véhicule automobile (quelque soit la puissance de celui-ci) : 0,308 € par kilomètre
- Vélomoteurs, scooters, motos : 0,120 € par kilomètre
Dans le cadre d’un remboursement, le barème fiscal des frais kilométriques est composé de la même manière que pour les salariés (attention à ne pas appliquer un barème supérieur à celui du Fisc).
Comment définir les frais remboursables ?
Il est important de fixer des règles car, en cas de non respect des conditions énoncées ci-dessus ou de montants anormalement élevés, vous devrez payer des amendes et les sommes versées pourraient être requalifiées en salaires, avec des conséquences pour votre association (taxe, cotisations…) et pour le bénévole (impôts sur le revenu).
Il est donc conseillé de définir préalablement les frais remboursables, de fixer un plafond pour chacun d’entre eux, de spécifier qui peut en bénéficier, etc. dans le règlement intérieur de votre association.
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